企业单位使用会议室预订系统的意义在哪里-会议预订管理系统

时间:2023-10-18 11:12:14 来源:慧美鑫业科技点击: 次

在互联网快速发展的时代下，企业单位管理趋向于智能信息化，国内国际企业的快速发展、集团化的步伐加快，预示着传统的会议室预订管理需要改变。

传统会议室的预订都需要人员到人事部或行政部进行人工填写预订，依靠过时的手工方法预订会议。这不仅耗时，而且日程安排还会出错，导致业务会议最终被重新安排或取消，如果有会议人员冲突的时候解决的问题随之而多。

因此基于目前许多大中型企业手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲-预订情况不能及时得知。为解决会议室得到合理的安排预订管理，以及提高工作效率的情况下，慧美推出智能会议预约管理系统。那么会议预订系统的意义在哪里呢?

慧美会议室预订系统的意义：

分屏播放：可将屏幕划分若干播放独立区域，如会议室使用状态或当前会议信息内容、滚动字幕区、天气预报区、时钟区等，充分利用屏幕空间。

会议预定：会议预定可以提供预订、取消、变更会议室，并且通过图表的形式去表现会议室的空闲和占用时段。可选择添加管理与会人员，会议通知支撑短信、邮件、微信推送等多种方式; 可添加会议备注、上传会议资料等会议信息，并可以下载、在线查看。

会议查询：会议召开者能够明确看到自己当前组织的所有会议信息，可以根据会议主题、会议描述、会议组织者进行模糊查询;对分组、时间进行筛选;同时还提供了高级搜索，通过会议、会议室、会议分组、会议时间、状态、来源进行更为精确的查询功能。

同时可以显示当前列表中选中会议的详细信息。方便查看以往的会议相关信息。

会议室管理：会议室管理是以会议室为视角将与会议室相关的工作进行统一整合，为会议的召开提前做好准备。包括：会议室台帐管理、会议室分组管理、会议室占用管理、会议室设备管理、会议室预留、会议室审批、会议室设备检修管理。

统计查询：报表功能可以帮助企业分析会议室的占用情况、时长、会议室内系统的使用情况等，根据信息提出更利于本企业使用的会议室解决方案。更好地服务于企业员工的工作，如可以对后期维修提供参考时间避开会议高峰，为企业日后的会议室规划提供事实依据。

门禁管理：会议室预订系统+智慧电子门牌显示终端，可实现对门禁的管理。支撑人脸识别、动态密码、刷卡等多种开门方式。在会议期间或会议的非开放时段，对门禁进行管理，防止随意霸占会议室或在开会期间有人开门打断会议进程。

智能化会议预订管理系统能做哪些：

1. 无论同一区，还是跨区，跨城市，跨国家，都能做到快捷秒选可用会议室

2. 除预定会议室外，还可同时预定额外服务，如：移动工位，餐饮，车辆，桌子安排，会议室预定所需设备和各种资源。

3. 即时处理更改和取消预订

4. 自助访客管理，及时有效地登记客人

5. 自动通知并向餐厅发送订单，和客户定制的外卖菜单服务

6 . 生成有关会议室和资源使用情况的报告

7. 无需手动更新，系统会实时更新当前日程信息

高效的办事效率将是未来企业运营的重大方向，提高效率，降低成本是运营中永恒的主题。

慧美会议预约系统App已经专研十多年，通过不断的更新已成功为各个领域的企业投入使用。在高速前进的企业单位中，需要更高效率的会议管理系统，这样才能不拖企业发展后腿，才能让办公App成为企业进步的助推器。

感谢您的关注，详细产品内容，可拨打华体会官网客服电话：010-64484490进行资询。更多资讯，敬请扫码关注我企业微信公众号：

最新资讯